Archives
Quand un exercice est terminé, ses pièces n'ont plus à encombrer le coffre-fort de tous les jours. Les archiver les met de côté dans un lot daté — « Exercice 2025 » — que seules les personnes habilitées consultent. Rien n'est supprimé, rien n'est déplacé.
Mise à jour le 11 septembre 2026
Pourquoi archiver
Un coffre qui accumule cinq exercices devient pénible à travailler. L'archivage remet de l'ordre sans rien perdre.
- Les dossiers ne montrent plus que l'exercice en cours : les pièces archivées sortent des listes, des recherches et des compteurs de dossier.
- Rien ne bouge de place. Une facture d'achat archivée reste dans « Factures d'achat », avec ses fichiers, ses tags, ses commentaires et son journal d'activité.
- Une pièce archivée ne se renomme plus, ne se déplace plus et ne se supprime plus. Un exercice clos cesse d'être modifiable par mégarde.
- Seules les personnes qui détiennent la permission d'archiver voient encore les pièces archivées — et votre cabinet, qui la détient toujours sur vos dossiers.
Trois façons d'archiver
La même action à trois échelles. Dans les trois cas, vous rangez les pièces dans une archive existante ou vous en créez une au passage.
Un document
L'action « Archiver » se trouve dans le menu de la ligne et dans le détail du document. Vous désignez l'archive de destination, ou vous la nommez sur place.
Une sélection
Sur le web, le bouton « Sélectionner » de la barre d'outils coche plusieurs documents — un clic par pièce, Maj et clic pour une plage entière — et la barre du bas les archive d'un coup, cinq cents pièces au maximum. Sur mobile, l'équivalent est l'archivage pièce par pièce ou par période.
Une période
« Archiver une période » balaie un intervalle de dates et des dossiers entiers, sous-dossiers compris. C'est la façon normale de solder un exercice.
Archiver une période
Quatre réglages, un aperçu chiffré, puis la confirmation.
- 1
La période
Un intervalle de dates au choix : l'année civile pour un exercice classique, un trimestre ou un semestre si votre clôture tombe ailleurs.
- 2
La date qui compte
La date de dépôt du document, ou celle de la pièce comptable à laquelle il est rattaché. Le paragraphe suivant explique laquelle choisir.
- 3
Les dossiers concernés
Factures d'achat, factures de vente, relevés bancaires et reçus de caisse sont pré-cochés. Vous en ajoutez ou en retirez librement, et chaque dossier coché emporte ses sous-dossiers.
- 4
Le libellé et l'aperçu
Le libellé est pré-rempli — « Exercice 2025 » pour une année civile pleine — et reste modifiable. Un aperçu annonce combien de pièces partiront à l'archive, dossier par dossier, avant que vous confirmiez.
À noter
Sur quelle date porte la période
Une facture de décembre déposée en janvier appartient à l'exercice de décembre, pas à celui de janvier. C'est tout l'objet de ce réglage.
Date de dépôt
La date à laquelle le document est entré dans le coffre-fort. C'est le réglage par défaut, le plus simple à expliquer, et le seul qui vaille pour les pièces sans rattachement comptable.
Date de la pièce
La date d'émission de la facture de vente, la date de la facture d'achat, la fin de période du relevé bancaire, la date du reçu de caisse. Un document rattaché à aucune pièce retombe sur sa date de dépôt.
Astuce
Ce qu'une pièce archivée ne permet plus
L'archivage fige le document. Les actions suivantes sont refusées tant qu'il n'est pas désarchivé.
- Le renommer, le déplacer dans un autre dossier, changer ses règles de visibilité.
- Ajouter ou supprimer un fichier. Le fichier archivé est conservé tel quel, sans même la recompression automatique qui allège les autres documents.
- Poser une étiquette, en retirer une, écrire un commentaire.
- Le mettre à la corbeille. Dans l'autre sens, une pièce déjà à la corbeille ne peut pas être archivée.
- Créer un lien de partage public, le modifier ou l'envoyer par e-mail. Un lien existant peut toujours être révoqué.
- Servir de source à une analyse automatique — facture d'achat, relevé bancaire, reçu de caisse — ou répondre à une demande de document ouverte par votre cabinet.
Ce qui reste possible : ouvrir la pièce, lire ses fichiers, les télécharger, relire son journal d'activité. Une pièce archivée est consultable, simplement plus modifiable.
L'écran Archives
« Archives » se trouve dans la barre d'outils du coffre-fort, à côté de la corbeille. La page liste vos archives de la plus récente à la plus ancienne, avec pour chacune sa période, son nombre de pièces et leur répartition par dossier d'origine. En ouvrant une archive, vous retrouvez ses documents regroupés par dossier d'origine — Achats, Ventes, Relevés, Reçus — exactement là où ils étaient rangés. L'assistant Atlas et les agents connectés par MCP, eux, ne fouillent pas les archives : leurs recherches ne portent que sur les pièces vivantes.
À noter
Revenir en arrière
Rien n'est définitif dans une archive.
- Désarchiver — depuis le détail de l'archive, sélectionnez les pièces à sortir. Elles reviennent immédiatement dans leur dossier, à nouveau modifiables.
- Renommer une archive — le libellé change, le contenu ne bouge pas. Deux archives d'une même organisation ne peuvent pas porter le même libellé.
- Supprimer une archive — toutes ses pièces sont d'abord désarchivées, puis l'archive disparaît. Aucun document n'est supprimé au passage.
- Une archive vidée de toutes ses pièces reste dans la liste : à vous de la supprimer si vous n'en voulez plus.
La facture liée continue sa vie
Archiver une pièce n'archive pas la facture, le relevé ou le reçu qui pointe dessus. Une facture d'achat dont le justificatif est archivé reste payable, relançable et annulable : son cycle de vie ne change pas. Seul le document du coffre-fort devient réservé.
À noter
Qui peut archiver
Une seule permission commande tout : « Archiver des documents ». Elle donne le droit d'archiver, de désarchiver, de gérer les archives et de voir les pièces archivées. Sans elle, l'écran Archives n'apparaît pas et les documents archivés sont introuvables — ni dans les listes, ni dans la recherche, ni par leur lien direct.
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