Le référentiel

Deux indicateurs indépendants déterminent le rôle d'un tiers : « Client » et « Fournisseur ». Vous pouvez activer l'un, l'autre, ou les deux sur une même fiche. C'est ce qui permet de garder un référentiel unique tout en filtrant facilement vos clients d'un côté et vos fournisseurs de l'autre, sans jamais dupliquer une fiche.

• Personne — un particulier ou un entrepreneur individuel.
• Société — une entreprise constituée. C'est le type par défaut.
• Institution — administration, organisme public ou para-public.

• Actif — la relation est en cours.
• Prospect — un contact pas encore converti en relation établie.
• Inactif — une relation en sommeil, conservée pour référence.
• Archivé — sorti des listes courantes, mais jamais perdu.

• ICE

  Identifiant Commun de l'Entreprise.

• IF

  Identifiant Fiscal.

• TP

  Taxe Professionnelle.

• RC

  Registre de Commerce.

• CNSS

  Numéro d'affiliation à la sécurité sociale.

• CIN

  Carte d'Identité Nationale, uniquement pour un tiers personne physique et facultative. Donnée personnelle protégée : elle reste masquée partout (seuls les deux derniers caractères apparaissent), seuls les rôles disposant de la permission « Accéder aux numéros d'identité » peuvent l'afficher ou la modifier, et chaque consultation ou modification est inscrite au journal d'activité de l'organisation.

Vous pouvez attribuer à chaque tiers un code interne libre — par exemple celui de votre logiciel comptable. Il est facultatif mais unique au sein de votre organisation : c'est la référence sur laquelle l'import retrouve un tiers déjà présent.

• Colonnes : le nom et le rôle (Client, Fournisseur ou Les deux) sont obligatoires ; code, raison sociale, type, ICE, IF, RC, e-mail, téléphone, adresse, ville, pays et comptes par défaut sont facultatifs. Téléchargez le modèle pour partir des bons en-têtes.
• Rapprochement : un tiers existant est retrouvé par son code, sinon par son nom — « SOMACO », « SOMACO SA » et « SOMACO S.A. » désignent la même fiche. Un nom qui correspond à plusieurs fiches met la ligne en erreur plutôt que d'en choisir une au hasard.
• Complément, jamais écrasement : sur un tiers retrouvé, les champs déjà renseignés sont conservés et seuls les vides sont remplis ; les rôles s'ajoutent ; un compte par défaut indiqué remplace l'ancien.
• Comptes par défaut : « Compte de vente » et « Compte d'achat » désignent des numéros de votre plan comptable, imputés d'office sur les documents du tiers. « Contrepartie » en est la forme à une seule colonne, affectée au bon côté selon la classe du compte.
• Export Synergie : déposez le plan comptable tel quel. Seuls les comptes auxiliaires de clients (3421…) et de fournisseurs (4411…) sont lus ; le numéro devient le code du tiers, le libellé son nom et la contrepartie son compte par défaut. Importez le plan comptable d'abord pour que les contreparties soient reconnues — l'assistant du plan vous y conduit directement.
• Adresse : facultative, comme sur la fiche. Une reprise de fichier n'en apporte généralement pas ; complétez-la avant d'émettre une facture au nom d'un client, une facture marocaine doit la porter.